Stappenplan van 36 naar 12 maanden

Welke stappen zijn op dit moment nodig?

Inventariseren

De eerste stap is controleren of en zo ja, welke klanten het betreft. Dit kun je het beste doen door de aanleverrapportages van het CAK te gebruiken en te filteren op de 0001 retourcode. De relaties van deze klanten zullen vergeleken dienen te worden met de voorzieningen die zijn ingegeven.

Klanten informeren

Stel je klanten op de hoogte dat, hoewel ze geld terugkrijgen, ze hiervan straks ook weer een gedeelte moeten afdragen. Afhankelijk van de situatie kan voor maximaal 12 maanden een naheffing verstuurd worden door het CAK. Het CAK heeft aangeboden om samen een brief op te stellen die hiervoor gebruikt kan worden. Neem hiervoor contact met het CAK. Indien gekozen wordt om de maand november nog mee te laten tellen in de berekening, moeten de berichten voor a.s. vrijdag bij het CAK binnen zijn. Hierop zal de klant binnen een aantal dagen een beschikking krijgen. De factuur zal dan op 1 december aangemaakt worden en in de 2e helft van december verstuurd worden. Over de momenten van het communiceren naar de klant en de daarbij behorende verwerkingsmomenten kun je het beste overleggen met het CAK. Zodat het voor de klant duidelijk is, wat de consequenties zijn.

Patch installeren

Inmiddels hebben wij Aeolus aangepast zodat rekening wordt gehouden met 12 maanden i.p.v. 36 maanden. Om bepaalde zaken makkelijker te maken, is niet alleen de CAK Service aangepast maar ook de queue en Aeolus Back.

Controleren

Controleer de voorzieningen en de actuele relaties (doe dit vooral ook als je handmatig relaties hebt aangemaakt en niet via voorzieningen hebt gewerkt). Zorg dat bij de voorzieningen de juiste periode is ingegeven. Mocht je de klant en de acties niet automatisch willen uitvoeren zet dan de klant op ‘Handmatige controle’. Hierdoor worden acties wel aangemaakt, maar gepauzeerd niet direct verzonden. Om het bericht te versturen, kan de actie geopend worden en de status gereset worden.

Verwerken

Beoordeel alle klanten opnieuw en bekijk de acties. Een overzicht is te zien onder Extern->iEb->Acties-> Te versturen (vandaag). Mocht je akkoord gaan met de acties, start dan de queue handmatig op (een handleiding hoe je dit makkelijk kan doen, zal op de supportsite komt). De queue zal zorgdragen dat alle berichten verstuurd worden. Start na een tijdje de queue opnieuw op, zodat de retourberichten van het CAK verwerkt kunnen worden. Nadat de queue klaar is, kan nogmaals de actie bekeken worden. Het kan zijn dat Aeolus meerdere acties wil doen. Om een volgende actie klaar te zetten, moet echter een retourbericht verwerkt zijn. Indien alles acties correct gaat, kun je de taak van de queue weer aanzetten.